La Identificación de las Necesidades de Capacitación: su relación con la dirección y los sistemas de gestión (página 2)
2do-Nuevos retos a enfrentar por la
Organización.
Los procedimientos
para el proceso de
detección de necesidades se deben realizar en tres niveles
que son:
- Análisis de la Organización.
- Análisis del Personal.
- Análisis del Puesto de Trabajo.
Fases de realización de una INC:
- Establecimiento de la Situación Ideal que, en
términos de conocimientos, habilidades y actitudes,
debería tener el personal, de acuerdo su función
o al desempeño laboral
("perfil óptimo"). Para obtener información que define la
situación ideal, es recomendable la revisión de
la documentación administrativa, con
relación a:
- Descripción de puestos
- Manuales de procedimientos y de
organización - Planes de expansión de la
empresa - Nuevas o futuras necesidades de desempeño
(cuando hay planes de cambio).
- Establecimiento de la situación real ("perfil
real"), o sea, los conocimientos, habilidades y actitudes con
los que cuenta el personal, de acuerdo con su función o
al desempeño laboral. Para obtener información
que define la situación ideal, es recomendable obtener
información sobre el desempeño del personal (para
cada persona) por
parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal
involucrado con el puesto. Estas personas deberán
aportar datos precisos,
verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos,
habilidades y actitudes). - Determinación de la "brecha del
desempeño", o sea, a la diferencia entre el perfil
óptimo y el perfil real del trabajador. Esta es la que
permite determinar las necesidades de capacitación. - Determinación de las vías y
oportunidades de capacitación existentes, así
como potencialmente logrables. - Establecimiento de un programa y
planes de capacitación en términos de: en
qué, a quién (es), cuánto y cuándo
capacitar. - Documentación del proceso en todas sus etapas.
Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren
la información para los fines correspondientes. Cuando
se realiza un estudio de INC, en muchas de las ocasiones los
resultados de estos estudios quedan en apuntes o notas que
jamás se registran en los archivos
correspondientes y cuando un nuevo directivo solicita
información al respecto, no hay información que
pueda orientar nuevas estrategias que
deriven en la productividad
como consecuencia de la capacitación.
Procedimiento para el análisis de los problemas:
- FASE I: Identificación del problema (tipo,
dónde, cuando, riesgos) - FASE II: Análisis del problema.
- FASE III: Análisis de costos
(influencia del problema sobre el
trabajo). - FASE IV: Análisis de causa (deficiencias de
conocimiento
y/o deficiencias de ejecución).
Las técnicas
de trabajo para la realización de la INC incluyen :
revisión documental, entrevistas,
inspección , Técnicas de trabajo en grupo y otras
herramientas
de análisis, una relación de las cuáles se
presenta a continuación:
Allison Rosett (Training Needs Assesment, p.205),
experta en la identificación de necesidades de la
capacitación enumera las siguientes
herramientas:
- Entrevistas: Se entrevista a
personas a lo largo de la organización para identificar
como se sienten y cuáles son los problemas que
identifican en su área para posteriormente determinar si
pueden ser solucionados a través de
capacitación. - Observación: Este método
consiste en la observación del personal mientras realiza
sus labores para encontrar aquellos procedimientos o
situaciones que reflejen una necesidad de educación. - Sesiones de grupo: Las sesiones de grupo son
normalmente conducidas para determinar mediante el consenso los
estándares correctos o los objetivos
que deben tener los procesos de
capacitación. - Cuestionarios: El autor sugiere no utilizar el
método de los cuestionarios como la forma primaria de
identificación de necesidades de capacitación; en
lugar de esto, los presenta como una útil herramienta
para refinar el
conocimiento sobre necesidades que ya se encuentran
identificadas .
Por su parte, Oscar Juan Blake (Origen, detección
y análisis de las necesidades de capacitación,
p.68), propone otras 4 herramientas:
- Identificación de necesidades por medio de los
proyectos a
realizar: Identificar cuáles son los proyectos que se
tiene planeados y entrevistarse con los líderes del
proyecto,
así como con las personas más involucradas con el
mismo para identificar las necesidades de capacitación
que puedan estar presentes. Esta perspectiva es de gran ayuda
pues permite alinear directamente la capacitación a
otorgar con los objetivos de la organización (Oscar Juan
Blake, 2000). - Revisión de los resultados: Este método
se centra en la identificación de las discrepancias
entre lo que se pretendía lograr y lo que en realidad se
logró. De esta forma se puede reconstruir lo que el
personal hizo para identificar los problemas que pudieron haber
surgido y posteriormente discernir cuáles pueden ser
abordados por medio de la capacitación. - Alineación con otros proyectos de recursos
humanos: En el caso de que el se encuentren realizando
otros proyectos como lo son la evaluación del desempeño, las
encuestas de
satisfacción de personal o el diseño de planes de carrera es posible
identificar necesidades por medio de estas herramientas
necesidades de capacitación. - Encuestas: Blake también muestra
reticencia a utilizar encuestas para identificar las
necesidades de capacitación, sin embargo, él
reconoce que las mismas pueden resultar útiles en el
caso de afinar necesidades en aspectos como los idiomas y la
computación.
Relación entre la INC, la dirección estratégica y los sistemas de
gestión
tales como: Gestión de la Calidad,
Gestión Medioambiental, Gestión en Seguridad y
Salud
Ocupacional.
En el Perfeccionamiento Empresarial la dirección
estratégica es uno de los principios
rectores. El proceso de inserción del país en la
economía
mundial, la adopción
de normas
internacionales facilita la
comunicación y la garantía de los diferentes
procesos, enmarcados en sistemas de gestión, entre los
más conocidos en el país, los de calidad, medio ambiente
y más recientemente de salud y medio ambiente de
trabajo. Los sistemas comparten los mismos principios generales
de gestión.
Estos son nuevos retos que enfrentan las Organizaciones
cubanas, de ahí que estén estrechamente vinculados
a los procesos de INC que definan la preparación del
personal que se requiere para enfrentarlos.
Los sistemas de gestión, como bien se
indicó más arriba, comparten principios generales
entre los que se encuentran: la detección de problemas, el
análisis de sus causas, el empleo de
medidas correctivas, la cultura y
capacitación en sus correspondientes temáticas, las
revisiones y los procesos de mejoras continuas. Estos son
elementos de la detección y análisis de los
problemas que conllevan a la necesidad de capacitación,
por lo que en todas aquellas áreas de trabajo en las que
estén implantados los sistemas de gestión, no se
necesita instrumentar herramientas y registros
adicionales para ello.
A su vez, la ejecución de las INC retroalimenta a
los sistemas de gestión.
La dirección estratégica tiene analizadas
para cada área la Misión,
Visión y las decisiones estratégica de desarrollo a
partir del análisis de sus fortalezas, debilidades y
oportunidades, en las que un elemento de peso y quizás el
fundamental, lo constituye el personal.
En la INC al nivel de la Organización se
establece:
La identificación de la visión y la
misión de la entidad, o sea su comportamiento, crecimiento, su ambiente
físico, social y tecnológico; los objetivos a
corto, mediano y largo plazo, sus recursos
físicos y financieros y la filosofía asumida frente
a la capacitación. Todo esto contribuye a conocer los
problemas o nivel de cultura y clima
organizacional, así como del perfil
técnico de la entidad, para efectos de capacitación
o soluciones
administrativas.
Por lo antes expuesto, no se puede hacer una INC sin una
planificación estratégica por parte
de la dirección, que de no haberla, se necesita elaborar.
El tener definidas todas estas cuestiones de antemano facilita
con mucho la realización de la INC.
Conclusiones
- La Identificación de las Necesidades de
Capacitación tiene dos pilares fundamentales: la
planificación estratégica y el
control
operacional. - La dirección estratégica y los sistemas
integrados de gestión sobre una plataforma única,
constituyen la forma organizacional más adecuada para
realizar una buena gestión de capacitación, tanto
en términos de calidad, como en economía de
esfuerzos.
Referencias bibliográficas
Fernández Sánchez Néstor et al.,
Identificación o Detección de necesidades de
capacitación y Educación Continua
(DNC)..
Allison Rosett (Training Needs Assesment,
p.205),
Oscar Juan Blake (Origen, detección y
análisis de las necesidades de capacitación,
p.68),
Oscar Juan Blake, 2000).
http://scobian.okay.com.mx/escritos/iyenc_3.htm
Bases de confección de la Boleta de identificación
de necesidades de capacitación municipal
Usagawa Ramos Zenaida
Investigadora del Centro de Estudios Ambientales de
Cienfuegos. Ha formado parte de equipo de implantación de
Sistema de
Gestión de la Calidad ISO 9000 en su
Centro, ha realizado auditorías y diagnóstico para implantación de
Sistemas de gestión ISO-14000 en
el sector empresarial. Tiene 18 años de experiencia en
trabajos relacionados con fiscalización de seguridad,
sistemas de gestión y protección del medio
ambiente.
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